賴柏錚
- 國立臺北大學會計學系博士研究
- 國立中興大學法律系碩士
- 文字工作者
TWSQM主題載於
- TWSQM 主題一：品質管理制度概論
- TWSQM 主題二：組成要素＿事務所之風險評估流程
- TWSQM 主題三：組成要素＿治理及領導階層、攸關職業道德規範、客戶關係及案件之承接與續任、案件之執行
- TWSQM 主題四：組成要素＿資源、資訊及溝通
- TWSQM 主題五：組成要素＿監督及改正流程
- TWSQM 主題六：品質管理制度執行有效性之評估及書面紀錄
主題六：品質管理制度執行有效性之評估及書面紀錄
一、品質管理制度執行有效性之評估
(一) 事務所應自行評估品質管理政策或程序執行有效性
1、對品質管理制度承擔最終責任及課責性之人員，應評估該制度能否達成品質目標並作成結論。承擔品質管理制度最終責任者對品質管理制度之評估，可由其他人員協助執行，惟其仍對該評估承擔責任及課責性。
2、承擔品質管理制度最終責任者評估品質管理制度執行有效性時，應於某一時點「定期」(at a point in time)執行，且每年至少執行一次(at least annually)。執行評估之時點可能取決於事務所之情況，且該時點可能配合事務所會計年度結束日或年度監督週期完成日。
(二) 品質管理制度執行有效性結論
1、承擔品質管理制度最終責任者應代表事務所作出下列結論之一：
(1) 「品質管理制度」能對事務所達成該制度之目的提供合理確信。【「品質管理制度」有效】
(2) 除所辨認缺失事項對「品質管理制度」之設計、付諸實行及執行有嚴重但並非廣泛之影響外，「品質管理制度」能對事務所達成該制度之目的提供合理確信。【「品質管理制度」部分有效】
(3) 「品質管理制度」未能對事務所達成該制度之目的提供合理確信。【「品質管理制度」無效】
2、當品質管理制度將未達成品質管理制度目的之風險降低至可接受之水準時，即可取得合理確信。
(1) 「合理確信」並非絕對程度之確信，因品質管理制度具有先天限制，無法絕對保證品質管理制度必能達成品質目標。
(2) 品質管理制度之「先天限制」，可能來自於決策制定過程中人為判斷有誤，或因人為錯誤、行為失當或資訊科技應用系統失效，而導致事務所之品質管理制度失效。
3、承擔品質管理制度最終責任者使用監督及改正流程之結果，作成品質管理制度執行有效性結論時，可考量下列事項：
(1) 所辨認「缺失」之嚴重程度及廣泛性，以及對達成品質管理制度目的之影響。
(2) 事務所是否已設計並付諸實行「改正措施」，以及截至評估前所採取之改正措施是否有效。
(3) 所辨認缺失對品質管理制度之影響是否已適當改正。
4、事務所應藉由採取下列步驟，評估所辨認缺失之「嚴重程度」及「廣泛性」：
(1) 「調查」所辨認缺失之根本原因。事務所於決定根本原因之調查程序之性質、時間及範圍時，應考量所辨認缺失之性質及其可能之嚴重程度。
(2) 「評估」所辨認缺失（個別或與其他缺失綜合考量）對品質管理制度之影響。
5、調查所辨認缺失根本原因之目的，係瞭解造成該等缺失之相關情況，俾使事務所：
(1) 評估所辨認缺失之嚴重程度及廣泛性。
(2) 適當改正所辨認之缺失。
6、事務所於評估所辨認缺失之「嚴重程度」及「廣泛性」時，可能考量之因素包括：
(1) 所辨認缺失之性質，包括該缺失所涉及之事務所品質管理制度之層面，以及該缺失係存在於品質管理制度之設計、付諸實行抑或執行中。
(2) 就與因應對策有關之所辨認缺失而言，是否對該因應對策相關之品質風險具有補償性因應對策。
(3) 所辨認缺失之根本原因。
(4) 導致所辨認缺失之事項發生之頻率。
(5) 所辨認缺失之重大程度、其發生速度，以及其存在並影響品質管理制度之期間長短。
7、所辨認「缺失」對品質管理制度之設計、付諸實行及執行可能有「廣泛」影響之情況，例如：
(1) 該缺失對品質管理制度之數個組成要素或層面產生影響。
(2) 該缺失僅限於品質管理制度之特定組成要素或層面，惟對品質管理制度而言，該特定組成要素或層面係屬重要。
(3) 該缺失影響事務所數個業務單位或據點。
(4) 該缺失僅限於某一業務單位或據點，惟受影響之業務單位或據點對事務所整體而言係屬重要。
(5) 該缺失對特定類型或性質之大部分案件有影響。
(三) 針對品質管理制度不同執行有效性結論，事務所之因應對策
1、當事務所評估所發現事項，係屬嚴重且廣泛之缺失時：
(1) 如事務所對該等缺失及其影響未採取適當之改正措施之情況下，應作出「品質管理制度」無效結論。
(2) 於某些情況下，所辨認之嚴重且廣泛之缺失可能已適當改正，且該等缺失之影響於評估之時點亦已改正。於此情況下，仍可作出「品質管理制度」有效結論。
(3) 事務所對嚴重且廣泛之所辨認缺失，可能需要時間加以改正。於此情況下，應作出「品質管理制度」部分有效結論。
2、事務所對品質管理制度執行有效性，作出「品質管理制度」部分有效或無效結論時，應：
(1) 儘速採取適當之措施。所採取適當措施，可能包括：
A.在所辨認缺失被改正前，採取透過分派更多資源或訂定更多指引以支持案件執行之措施，以及確認事務所能於當時情況下出具適當報告之措施，並向案件服務團隊溝通該等措施。
B.取得法律專家之意見。
(2) 向下列人員或單位溝通：
A. 案件服務團隊及被指派品質管理制度作業之人員。
B. 外部單位(External parties)。
3、事務所應定期對承擔品質管理制度最終責任者及負責該制度運作之人員執行績效評估。事務所執行該績效評估時，應將品質管理制度之評估納入考量。
(1) 於較不複雜之事務所中，事務所可能委任服務機構執行績效評估，或事務所監督作業之結果可作為衡量人員績效指標之參考。
(2) 於較複雜之事務所中，績效評估可能係由事務所獨立於管理階層之治理單位成員執行，或由受事務所治理單位監督之特定委員會執行。
二、書面紀錄
(一) 品質管理制度之書面紀錄
1、事務所應編製品質管理制度之書面紀錄，該紀錄應足以達成下列目的：
(1) 支持事務所人員對品質管理制度之一致瞭解，包括瞭解其於品質管理制度中及執行案件時之職務及責任。
(2) 支持因應對策一致之付諸實行及執行。
(3) 提供因應對策之設計、付諸實行及執行之證據，以支持承擔品質管理制度最終責任者對品質管理制度之評估。
2、事務所於編製書面紀錄時，應包括下列事項：
(1) 對承擔品質管理制度最終責任者及負責該制度運作人員之辨認。
(2) 事務所之品質目標及品質風險。
(3) 對因應對策之說明及該等對策如何因應品質風險。
(4) 就監督及改正流程而言，包括：
A.所執行監督作業之證據。
B.對發現事項之評估，以及所辨認缺失及其相關根本原因。
C.對所辨認缺失之改正措施，以及對該等改正措施之設計及付諸實行之評估。
D.有關監督及改正之溝通。
3、書面紀錄可作為事務所遵循TWSQM 1、法令或攸關職業道德規範之證據，亦可能有助於訓練事務所人員及案件服務團隊、確保對組織知識之保存，並提供事務所對其品質管理制度所作決策之歷史依據。
(1) 實務上，事務所無須記錄其對品質管理制度所考量之每一事項或所作之每一判斷。
(2) 事務所可透過其「資訊及溝通」組成要素、書面紀錄或其他書面資料，或是對品質管理制度各組成要素整體而言係屬必要之「應用系統」，以證明其已遵循TWSQM 1。
(二) 書面紀錄之內容與格式
1、書面紀錄可能採取正式書面手冊、檢查表及表格之形式，亦可能未正式作成書面紀錄（例如電子郵件或網站公告），或可能以應用系統或其他電子形式（例如資料庫）保存。
2、事務所對書面紀錄之形式、內容及範圍，包括書面紀錄更新之頻率，所作之判斷可能受下列因素影響：
(1) 事務所之複雜性與服務據點之數量。
(2) 事務所業務與組織之性質與複雜性。
(3) 事務所執行案件及其所執行服務案件企業之性質。
(4) 作成書面紀錄事項之性質及複雜性，例如該事項是否與品質管理制度某層面之變動或品質風險較高之領域有關，以及與該事項有關判斷之複雜性。
(5) 品質管理制度變動之頻率及範圍。
3、較不複雜之事務所可能無須以書面紀錄佐證所溝通之事項，因「非正式」之溝通方式可能係屬有效1。
4、事務所無須就每一品質目標或每一可能產生品質風險之風險，記錄其對每一情勢、事件、作為或不作為之考量。惟事務所於記錄品質風險及其對該等品質風險之因應對策時，可能記錄對品質風險作成評估結論時所依據之理由，俾支持一致付諸實行及執行該等因應對策。
資料來源
- 本文章有關品質管理準則1號「會計師事務所之品質管理」著作權專屬於財團法人會計研究發展基金會所有，本人基於研究目的自財團法人中華民國會計研究發展基金會網站公報內容閱覽專區取得並摘錄援引。
註釋
- 惟較不複雜之事務所亦可能為提供其已進行溝通之證據，而決定將該等溝通作成書面紀錄係屬適當。返回內文
