傅鍾仁
- 雲林科技大學會計系教授
黃瓊瑤
- 雲林科技大學會計系副教授
壹、緒論
國內中小企業運用電腦軟體來協助資料處理的資訊化比率不低，但能把相關資訊加以整合以協助制定營運或策略決策的程度卻不高。常見許多不到百人的企業，卻僱用了十餘名間接人員（如業務助理、生管、採購、倉管與出貨人員等）來處理文書與資訊相關事宜，且多是同時運用兩、三套不同且不相容的軟體。以致於雖聘用了許多人來建立資訊，但當老闆要做產銷決策時卻找不到所需資訊（如個別產品的產銷成本、個別訂單能不能接），客戶問訂單生產到哪裡？能不能準時交？也常回答不出來。若能有一套整合且便於操作的資訊系統，不僅可以提升企業的價值創造力，更可以省下一半以上的前述間接人力。因此有許多企業主了解到有這類產品，如企業資源規劃（Enterprise Resource Planning，簡稱ERP）系統，且投資金額不高（約數百萬元）時，多希望能盡快引進以便趕快享受資訊系統升級的好處；只不過常事與願違，不僅費時較久且有時會損兵折將。本文以一代表性案例來說明許多常見的資訊系統導入問題之根源及其改善對策，希望讓更多中小企業能更順利推動資訊整合化，以提升其價值創造力及減少跨部門的爭議。
ERP系統，是指運用資訊技術，以系統化的管理思想，為企業員工及各級管理人員提供營運輔助與決策資訊的管理平台。ERP有助於企業整合其所擁有的人力、財務、設備、物品、資訊、時間和空間等各種資源，圍繞市場導向開展營運活動，進行綜合平衡和優化管理，及協調各部門，以提高企業的價值創造力與競爭力。所以ERP不僅是一套軟體，也是借助電腦來達成企業目標的管理工具；透過把研發、設計、製造、銷售、運輸、倉儲和人力資源、實體資源、決策支持等多方面的作業，視為是一個動態的、可互相調和的有機整體。ERP系統將價值鏈的各個環節整合在一起，協助企業合理調配及準確利用現有資源，並提供對產銷狀況、營運問題等進行查詢、分析與決策支援等功能。
ERP系統與企業流程再造（Business Process Reengineering，簡稱BPR）密切相關，兩者相輔相成，且常是缺一不可。ERP系統的正確且即時的資訊有助於BPR的推動，且ERP的導入常需先做好企業流程的合理化與再造；因為必須先對企業營運流程、資訊流程和組織結構的運作加以診斷及合理化，才能使ERP系統產出的資訊正確且即時，而且做BPR時也須把供應鏈上的夥伴納入，才能系統性地考慮整個供需鏈的運作流程。
導入ERP系統是一個跨部門的大工程，推動過程中經常發生員工缺乏熱忱、不願接納變革與做出承諾，進而導致系統上線時間延宕等問題。本期將以W公司推動ERP系統五年多了，但為什麼還未能成功上線為故事背景，來探討其問題根源與改善對策。由於此情況是許多企業常面臨的共通性問題，透過此個案探討有助於了解該如何減少或避免這些問題的發生；事實上，其中許多執行困難點是來自於員工對變革的抗拒，以及公司管理上的問題，唯有針對此等糾結的問題加以解開，ERP系統才能順利導入及運行......（閱讀全文請參考月旦會計實務研究或月旦知識庫）
全文刊登於月旦會計實務研究，第4期：社會企業——社會、財務與環境三重基線 訂閱優惠
