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內部審核

文章發表: 2020/02/04

跳跳虎︱任職中央主計機關

每到年關,會計同仁如辦理審核業務,應該是最為忙碌的時刻,內部審核是會計核心的業務之一,也是推展整個機關順利運作的重要業務,因為審核的範圍種類繁多,法令多如牛毛,如果法規解釋不全或是條文遭致誤解,常會衍生業務單位及會計單位的衝突,所以熟讀各類法令規定絕對是會計同仁的首要工作,當條文理解通徹且立場堅定,面對各方面的挑戰都能迎刃而解,而非讓自己陷入財務責任的窘困中,本文就簡單介紹內部審核的重點及相關的溝通技巧,讓各位讀者都能在職場上游刃有餘。

以國內出差旅費報支要點為例,審核重點包括審核預算能否容納、是否經權責單位核簽(章)、旅費項目及金額是否符合旅費報支要點規定(含應附具之支出憑證及證明文件是否備齊)、金額乘算及加總之正確性等。但是報支要點僅有原則性的規範,為賦予各機關內部執行彈性,仍有相關彈性措施,這些彈性措施常導致機關業務單位同仁與會計同仁產生歧異,而須由機關長官召開內部協調會議,訂定一致且合理的規範。

舉例來說,國內出差旅費報支要點規定雜費每日上限為 400 元,但各機關基於業務特性或其他因素,可於要點所定範圍內另定報支規定(如以公里數、小時數或出差地點等據以計支)。筆者初任公職服務的機關,常因雜費應發放半日或全日而爭論不休,會計同仁多以核算出差時間是否超過4小時而當作全日發放的審核標準,但是自行駕車前往者無法判定確切出差時間,導致業務單位認為核算標準有不一致情形,後來是由機關首長召開會議確認共同性原則規範並訂定內部規定,整件事情才得以落幕。

內部審核也絕非須與業務單位對立或僵持,如果能進一步設身處地協助業務單位,未來在業務推動上會更加順遂,由於經費報支的法令繁多,所以能在業務單位打電話詢問時盡量協助他們找出相關規定,避免報支時錯誤而退件,是較為完善的做法,而退件也絕非是僅針對金額溢報的案件,筆者也曾經遇過出差旅費金額短報,而請業務單位修正,讓他領到該有的經費,也因此與業務單位建立良善的關係。

主計人員工作的最大特色是常須與業務單位溝通,協助各項行政業務的推展,而 經費報支產生問題,通常是機關內、外部人員對於法規不甚了解所致,所以主計人員應熟讀內部審核的規定及相關解釋函令,在執行內部審核時應積極協助機關同仁在合規範圍內報支經費,並以友善態度妥為說明退件原因。常言道,身在公門好修行,倘若各會計同仁能嫻熟的運用會計專業知能,協助業務單位圓滿解決問題,將使各類事務能順利推展,並有效提升機關行政效能。

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