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公務機關使用即時通訊軟體應注意事項

文章發表: 2020/11/17

跳跳虎︱任職中央主計機關

過去各政府機關為了留下明確的溝通過程,傳遞訊息都以公文為主,隨著智慧型手機日益普及,訊息接收及傳送的方式也必須與時俱進,拜科技進步所賜,即時通訊軟體Line的使用越來越普遍,其不僅在一般公司行號中受到歡迎,公務機關亦普遍藉此連繫、溝通,但在提升工作效率同時,Line潛在的資安風險以及占用公務人員下班時間情形也引發議論,就透過本文向大家分享公務機關使用即時通訊軟體應注意事項。

資安風險

LINE在臺灣已成為日常聯繫不可或缺的工具,許多公務人員聯絡事情都是透過該通訊軟體,公務機關也會開設群組相互傳遞訊息,讓溝通更具效率與即時性。然而在享受即時通訊帶來的便利的同時,卻也存在不少隱憂。曾有一則新聞報導「傳錯群組,擄人案偵辦進度曝光」,內容陳述偵辦擄人勒贖案的員警,不小心將偵辦的擄人案資料,誤傳到反年金改革的群組內,導致案件進度曝光。如該案例所述,公務人員使用LINE時,可能同時與不同群組人員聯繫,一個不小心,就有可能將公務機密資料誤傳給不相干的人。此外,LINE屬於國外研發之通訊軟體,其電腦主機的存放地點及管理權限皆不在我國,對於民眾日常使用可能影響不大,但用在聯繫政府機關業務時,聊天室的對話全都存放在國外伺服器,不免產生資安風險的疑慮,且萬一發生公務資料外洩事件時,政府也難以進行後續的調查與追蹤。

工作壓力

除了資安風險外,由於LINE的便利性,許多主管常將它用來作為交辦工作的工具,常常想到什麼就傳什麼,甚至到了下班時間,仍繼續透過LINE處理公務,如果員工沒有及時回復,還有可能會遭受質疑及責備,造成部屬極大的困擾與壓力,讓公務人員的日常生活受到干擾。下班後用通訊軟體交辦工作,雖然可以提升工作效率,但因員工下班後須隨時回復主管訊息,已在無形之中,變相延長工作時間。筆者認為,對於非上班時間的業務聯繫,主管和員工應該要互相尊重,如果不是當下就要立刻解決的事情,還是要尊重同仁的私人時間,儘量在上班時間溝通就好。

結語

綜上,LINE的使用確實可加速行政機關的橫向溝通,以及長官下屬間的縱向聯繫,有助於行政效率提升及業務推展順利,然而在享受便利的同時,也要明白使用 LINE 所必須承擔的資安風險,不適合用來傳送涉機密性、安全性及敏感性的公務資料,如何透過通訊軟體提升工作效率,同時避免公務機密外洩,確實需要所有公務人員的努力。除此之外,也要教育主管人員盡量避免在非上班時間交辦工作內容,讓通訊軟體成為加速工作效率的利器,而非增加公務人員負擔的工具。

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