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筒倉現象與本位主義(三)──發展行動方案促進跨部門合作

文章發表: 2019/09/20
郭軍
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黃瓊瑤

  • 雲林科技大學會計系副教授

傅鍾仁

  • 雲林科技大學會計系教授

壹、緒 論

多數公司透過專業分工讓成員各司其職以提升其效率,並整合價值鏈的各個環節來共同完成價值創造與獲利的目標;藉由將企業內部各相關部門及人員納入一個精心設計的架構,可使其人力及其他資源能作最適當之配置,以順利執行各種營運活動及有效達成企業目標。但往往會隨著組織規模的擴大,及長期累積所形成的運作慣性,產生跨部門間分工但不合作的本位主義問題與筒倉現象。為有效降低這些負面影響,前兩期的執業進修專欄指出可透過建立平衡計分卡(Balanced Scorecard,簡稱BSC)之策略管理制度,及運用價值流程圖(Value Stream Mapping,簡稱VSM)與檢核表等管理工具來釐清權責及減少疏失,以協助組織進行改善。本期延伸介紹如何藉由推動配套且跨部門的行動方案來進一步擴大改善之效果,因為透過共同執行多個落實策略所需的行動方案,不僅可強化跨部門間的互動,且過程中因彼此間必須協調與合作而不得不逐漸去除本位主義的行為。若能再結合正向表揚的活動與機制,就可逐漸調整心態,而轉成正向的互動模式與組織文化。

貳、個案問題與緣起

一、前情提要

個案公司研發與產銷多樣化的傳統與電氣化木製傢俱,透過垂直整合研發、設計、行銷、生產及物流等一條龍的整合營運模式,成為多個跨國大型連鎖通路商的主要合作夥伴,且具備很好的規模經濟效果。近年來其主力產品的銷售業績持續攀升,但卻因產品的季節性需求波動大,帶來一些經營與管理壓力;且因部門間長期分工但配套的合作機制較不足的情況下,使得筒倉現象與本位主義漸成為影響公司營運效能的主要問題。因此在輔導老師帶領大家進行初步的現況問題診斷分析及釐清問題根源後,主管們共同認知最需解決的頭條大事就是本位主義。接著幾次的輔導會議進程安排就圍繞此一主題循序展開,包含建立BSC、以VSM來釐清權責,及發展檢核表以落實權責與減少疏失等,在厚實這些改善基礎的同時,也著手規劃與推動跨部門行動方案來擴大改善效果。

在完成現況問題診斷後,緊接著舉行一天半的BSC共識營。首先由主管們共同檢視內、外部經營環境與資源條件的變化,研擬出策略主軸,並發展成公司的策略地圖;接著依據策略目標展開成計分卡,再規劃出配套且可落實策略的行動方案。由於這些行動方案需要相關部門的共同合作才能有效推動,且老師也希望以此促成大家一起動起來,以同步達成減少本位主義的目標;因此要求每個行動方案都要組成跨部門團隊來執行,且每位一級主管都要擔任一個行動方案的負責人,並也都需參與其他的行動方案。然後由團隊成員依照行動方案須達成的公司BSC關鍵績效指標與目標值,來規劃行動方案所需執行的重要事項,並建置所需的檢核表來輔助執行過程中的控管與效益達成。

在此需補充說明的是,一般的執行方式是在公司層級的BSC定案後,接著會承接公司的BSC來展開成為各部門的BSC;惟考量個案公司現況問題改善的主要瓶頸在於如何破除筒倉現象與本位主義,因此現階段選擇先以推動跨部門行動方案來執行,而非以透過部門別的BSC來推動 。待此主要瓶頸問題解開後,後續就可再回歸到部門別常見的BSC推動方式。現階段藉由跨部門行動方案來作為推動主軸之理由,一方面是因為這些都是要達成公司策略地圖中各策略目標所必須作好的事;另一方面也希望透過行動方案來逐步調整部門間的互動模式,並促進團隊合作的組織氛圍,以協助成員一起克服目前推動企業資源規劃(Enterprise Resource Planning,簡稱ERP)導入之變革抗拒。

二、發展跨部門行動方案

今天的第二次BSC輔導會議召開前,老師先跟經營小組進行會前會,主要討論內容包括上次輔導會議擬訂的公司BSC草案調整想法,以及預計進行的推動方式;目的是要確認輔導方向是否與經營小組之期望及目標一致,以及執行方式是否符合公司的需要。經雙方交流彙整意見後,下午接著召開跨部門會議,檢視公司BSC草案,並進行必要調整後定稿。另外,同仁經過前次的教育訓練後,也針對日常營運作業提出跨部門交接事項檢核表,簡要討論草案並蒐集相關改善意見後呈報上級核示,下週後即可開始正式執行。

輔導會議開始先簡要回顧上次會議紀錄,接著完成上次會議決議事項的執行進度追蹤後,開始準備討論本次會議的主題。老師首先強調:「大家已經充分討論與溝通,並將公司未來要推動的策略方向擬訂了,同時也發展檢核表的輔助工具來改善部門間的銜接方式,以達成防漏、防錯之效果。因此未來交棒與接棒的人都要簽名共同負責,發現問題時也要共同擬訂方案來解決。當運作一段時間順暢後,新的ERP系統也順利上線了,就可進一步透過資訊系統來整合及轉成電子檢核表,以降低運作的維護成本;並可運用所蒐集的資訊來進行管理決策,以提高資訊的加值效益。」此時總經理也發言表達支持:「謝謝老師的指導,希望同仁共同努力來達成公司的願景與階段性目標,現在有了更好的制度設計,運作起來就可以更順暢,大家也能用更愉快的心情來工作並提升價值創造力;當越多人更積極主動,公司就能形塑更好的組織文化。」......(閱讀全文請參考月旦會計實務研究月旦知識庫

全文刊登於月旦會計實務研究,第16期:吹哨者時代的法制設計  訂閱優惠

 

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