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公文寫錯一個字,可能就變搞笑文!

文章發表: 2019/04/09

數月前,教育部針對台大校長任免一案,於公文上出現「勉予同意」字眼,讓外界注意到公文可以透過言簡意賅的文字,生動地讓人感受到對方雖然不是很滿意,但又不能不同意的感覺。實際上,簽辦公文是公務員每日必作的功課,因此如何面對並妥善處理公文,確實是一項重要課題,本文就向大家分享公文寫作之經驗。

公文的初衷

所謂公文,就是公務文書,是政府部門用來辦理公務的應用文;但沒有人天生就會寫公文的,我第一次接觸公文是因為高普考的國文科包含公文測驗,看完寫作範例後,當下直覺為什麼公家機關要寫民眾看不懂的文言文?為了應付考試,還是在試卷上寫出一份詞藻華麗的公文。後來進入公家機關,才發現公文內容應該明確具體、簡明易懂,才能讓受文者理解發文者表達的意思,尤其針對民眾事務,應避免使用艱深難解、無意義或模稜兩可的詞句,以免文不達意而延誤民眾權益。

此外,我任職的機關首長曾下令,機關同仁撰寫公文時,受文機關如果錯誤,當年考績直接乙等;由此可知長官對於公文十分重視,因為公文的優劣代表著機關整體素質,公文裡若有錯誤,不但影響機關形象,更令受文者摸不著頭緒。例如曾經某一地方政府環保局為了宣導「請將衛生紙丟馬桶」的作法,發給區公所公文,卻把「衛生紙」寫成「衛生局」,變成「請將衛生局丟入馬桶」,嚴肅的公文僅一個字出錯,瞬間成為令人啼笑皆非的搞笑文,也間接傷害機關形象。

公文品質=處事能力

剛從事公職,每遇到撰寫公文時,總是一個頭兩個大,所幸有科長指導,要我仔細檢視長官批改修正之原因,並多方參考其他同仁的案例,每當用字遣詞有疑慮時,也要找尋正確用法,寫出來的公文品質自然隨之提升。除了品質外,公文的時效性也非常重要,承辦公文應縮短處理時程,避免公文旅行延宕時效。以我的觀察,公文寫作的速度與品質,通常會影響辦事能力,而一個公務員的工作能力,自然也會影響到升遷發展,所以公文寫作對所有公務員來說,都是一門不可缺少的學問。

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