數月前，教育部針對台大校長任免一案，於公文上出現「勉予同意」字眼，讓外界注意到公文可以透過言簡意賅的文字，生動地讓人感受到對方雖然不是很滿意，但又不能不同意的感覺。實際上，簽辦公文是公務員每日必作的功課，因此如何面對並妥善處理公文，確實是一項重要課題，本文就向大家分享公文寫作之經驗。
公文的初衷
所謂公文，就是公務文書，是政府部門用來辦理公務的應用文；但沒有人天生就會寫公文的，我第一次接觸公文是因為高普考的國文科包含公文測驗，看完寫作範例後，當下直覺為什麼公家機關要寫民眾看不懂的文言文？為了應付考試，還是在試卷上寫出一份詞藻華麗的公文。後來進入公家機關，才發現公文內容應該明確具體、簡明易懂，才能讓受文者理解發文者表達的意思，尤其針對民眾事務，應避免使用艱深難解、無意義或模稜兩可的詞句，以免文不達意而延誤民眾權益。
此外，我任職的機關首長曾下令，機關同仁撰寫公文時，受文機關如果錯誤，當年考績直接乙等；由此可知長官對於公文十分重視，因為公文的優劣代表著機關整體素質，公文裡若有錯誤，不但影響機關形象，更令受文者摸不著頭緒。例如曾經某一地方政府環保局為了宣導「請將衛生紙丟馬桶」的作法，發給區公所公文，卻把「衛生紙」寫成「衛生局」，變成「請將衛生局丟入馬桶」，嚴肅的公文僅一個字出錯，瞬間成為令人啼笑皆非的搞笑文，也間接傷害機關形象。
公文品質＝處事能力
剛從事公職，每遇到撰寫公文時，總是一個頭兩個大，所幸有科長指導，要我仔細檢視長官批改修正之原因，並多方參考其他同仁的案例，每當用字遣詞有疑慮時，也要找尋正確用法，寫出來的公文品質自然隨之提升。除了品質外，公文的時效性也非常重要，承辦公文應縮短處理時程，避免公文旅行延宕時效。以我的觀察，公文寫作的速度與品質，通常會影響辦事能力，而一個公務員的工作能力，自然也會影響到升遷發展，所以公文寫作對所有公務員來說，都是一門不可缺少的學問。
